De definitie van risico is volgens ISO 31000 ‘Het effect van onzekerheid op je doelstellingen.’ Met deze ISO-normering in gedachte, hanteren wij de volgende werkwijze:
- We beginnen met een voorgesprek met de directie van het bedrijf om de doelstellingen vast te stellen. Niet alleen de doelstellingen van deze analyse maar ook de bedrijfsdoelstellingen.
- We vragen de initiator om een werkgroep samen te stellen waarin alle afdelingen van het bedrijf zijn vertegenwoordigd. Dit is nodig om een zo compleet mogelijk beeld te krijgen van de potentiële risico’s en ook om een zo breed mogelijk draagvlak te krijgen voor de mogelijke oplossingen.
- Vervolgens krijgen de deelnemers van deze werkgroep een mail waarin wij een viertal vragen stellen met de bedrijfsdoelstellingen in het achterhoofd.
- De antwoorden van deze vragen verwerken wij in een vlinderdasmodel. Dit is een visuele manier om de knelpunten in beeld te brengen. Dit model wordt besproken met de werkgroep en waar nodig aangepast en aangevuld.
- De scenario’s die uit het vlinderdasmodel voortkomen worden vervolgens via de mail teruggekoppeld naar de werkgroep. Zij gaan de scenario’s scoren, dat wil zeggen, een cijfer geven voor kans en impact. Tegelijkertijd geven zij een mogelijke slimme oplossing voor dit risico.
- In de volgende bijeenkomst worden de scores en de oplossingen teruggekoppeld aan de werkgroep. Het is nu duidelijk welke scenario‘s de meeste prioriteit hebben en de mogelijke oplossingen worden besproken en eventueel aangepast en aangevuld. Daarna wordt aan de meest urgente risico’s een eigenaar gekoppeld.
- De eigenaar van dit scenario gaat met een kleiner groepje de beheersmaatregelen SMART maken en stelt op deze manier een beheers-actieplan op.
- In de volgende bijeenkomst worden de beheersplannen besproken en waar nodig aangevuld. De beheersplannen zijn nu concrete actieplannen die in de reguliere afdelings-overleggen kunnen worden besproken en uitgevoerd.
- Na een jaar kunnen we deze cyclus herhalen en zo bekijken of de score van de risico’s door de beheersplannen zijn afgenomen en of er andere risico’s voor in de plaats zijn gekomen.
Werkwijze in het kort
- Voorbespreking met de directie
- Mail naar werkgroep
- Eerste bijeenkomst
- Mail naar werkgroep
- Tweede bijeenkomst
- Door werkgroep beheers-actieplan opstellen
- Derde bijeenkomst
- Uitvoeren van de actieplannen